Компании, в которых работает много сотрудников, должны правильно распределять задачи, формировать команды и выстраивать работу так, чтобы все могли развить свой потенциал. В этом помогают специалисты — ресурсные менеджеры. Подробнее об их работе читайте в материале.
Андрей Успенский, 24 года, город — Алматы, ресурсный менеджер в red_mad_robot Central Asia
Как пришел в профессию
После двух лет работы в качестве менеджера проектов я изменил свою роль и перешел на более «внутреннюю» позицию. Мне хотелось отойти от управления командами и коммуникации с заказчиками, чтобы заниматься планированием общего направления, в котором будет развиваться компания, и удовлетворением внутренних потребностей.
Меня привлекала возможность рассмотреть процесс с другой перспективы. Было любопытно изучить, как бизнес решает внутренние управленческие задачи, как разрабатываются планы и стратегии развития. Хотелось понять, кто участвует в этих процессах и несет ответственность за разные аспекты. По описанию должности ресурсного менеджера показалось, что на этой профессии смогу удовлетворить свой интерес. В итоге не ошибся, выбрав эту роль.
Зачем нужен ресурсный менеджер
Ресурсный менеджер нужен не каждой компании. Если у вас 10 сотрудников и два-три параллельных проекта, скорее всего, вы управитесь без проблем. Тоже самое относится к «линейным» моделям бизнеса: производству, логистике, дистрибуции. Здесь ресурсный менеджер несильно поможет.
Когда у вас около 100 сотрудников в разных направлениях работы, 10 параллельных проектов, каждый со своими сроками, релизами и требованиями, то наличие ресурсного менеджера становится критичным. В такой ситуации специалист помогает собрать постоянно меняющийся пазл, учитывая доступные ресурсы и возникающие потребности.
Цель компании, нанимающей ресурсного менеджера, — выстроить процессы мониторинга общей загрузки специалистов и предотвратить путаницу при быстро изменяющихся условиях производства.
В red_mad_robot Central Asia больше 100 сотрудников, 9 различных проектов, 13 стримов работы. Мы продолжаем расти. Все проекты требуют разных ресурсов, сроков и команд. Моя задача — мониторить все изменения, систематизировать полученную информацию и передавать ее заинтересованным сторонам.
О работе ресурсного менеджера
Моя цель — оптимальное использование ресурсов компании на проектах. Я помогаю:
— составлять команды для новых и текущих проектов
— принимать решения о необходимых изменениях в составе персонала
— следить за информированием всех заинтересованных сторон об изменениях в ресурсной ситуации и общей динамике проектов.
Мои конкретные задачи включают:
— отслеживание состояния проектов
— мониторинг загрузки сотрудников на проектах
— анализ данных для создания отчетов о прошлых периодах и прогнозах на будущее.
— определение потребности в найме новых сотрудников в зависимости от проектных требований и срочности.
Чтобы нанять ресурсного менеджера, компания должна иметь много параллельных проектов, в которых задействованы сотрудники. Еще одно важное условие — понимание руководством необходимости этой роли. Ресурсному менеджеру требуется доступ к процессам и инструментам для сбора и анализа данных.
Также специалисту понадобятся артефакты компании, связанные с ресурсами, а это 95% всего количества. Список необходимых артефактов сильно различается в зависимости от профиля бизнеса. У red_mad_robot Central Asia это финансовые модели проектов, планы потенциальных проектов, их калькуляторы, коммерческие предложения, внутренние списки и документы на сотрудников и многое другое. На основе этой информации будет создаваться основной артефакт любого ресурсного менеджера — ресурсный план.
Ресурсному менеджеру требуется доступ к процессам и инструментам для сбора и анализа данных
Компания должна поощрять культуру открытости и инноваций, чтобы сотрудники могли предлагать улучшения и новые решения. В работе ресурсного менеджера это особенно важно, потому что могут возникать спорные ситуации по распределению ресурсов.
Зарплата ресурсного менеджера зависит от уровня ответственности и эффективности его работы. Начинающий специалист может рассчитывать на оклад в размере около 1000 долларов в месяц. Дальнейший рост определяется результатами его работы.
О преимуществах и недостатках
Я могу выделить несколько преимуществ в своей работе.
Обзор компании в целом. Работая в роли ресурсного менеджера, я вижу полную обстановку в компании, а не только в рамках отдельного проекта. Так я могу охватить общее направление развития компании. Не ограничиваюсь конкретными потребностями и особенностями, но смотрю на общий вектор компании.
Взаимодействие с разными направлениями работы и административными ролями. Это позволяет мне получить широкий обзор результатов работы компании. Взаимодействуя со всеми подразделениями производства и управления, я могу проследить различия их приоритетов и понять, как они совместно работают для решения общих задач.
Разнообразие. В целом задачи схожи, но каждый проект уникален. Всегда есть отличия в деталях, а поэтому меняются подходы к решению. Результат — постоянное разнообразие, которое не дает заскучать в этой роли.
Из недостатков — вечные шутки коллег: что они для меня всего лишь «ресурсы», а не «люди».
Что должен знать и уметь ресурсный менеджер
Знания и умения зависят от особенностей бизнеса. Я расскажу подробно о сфере разработки мобильных и веб-приложений.
Специалисту в этой сфере необходимо хорошо разбираться в современных методах управления проектами и принципах формирования команд для разных видов работ: консалтинг, аудит, исследование и разработка с использованием различных технологических стеков. Важно иметь общее представление о том, как устроена IT- сфера, и кто за что отвечает.
Нужно знать основные принципы анализа и визуализации данных. Большая часть задач будет связана с мониторингом загрузки ресурсов на проектах, составлением отчетов о прошлых периодах и способностью делать прогнозы на основе имеющейся информации.
Из конкретных инструментов необходим набор стандартных офисных приложений: Excel/Google Sheets, но с глубоким уровнем владения. Знаний основных функций и умений создавать сводные таблицы недостаточно.
Большим плюсом будет знание SQL и поверхностное понимание реляционной модели данных. Дашборды наглядно и понятно демонстрируют общие результаты работы компании за выбранный месяц.
Основной инструмент работы — ресурсный план. На нем мы отмечаем загрузку сотрудников на неделях, отпуски, сроки релиза, сроки вывода новых сотрудников, строим оптимистичные и пессимистичные прогнозы. Ресурсный план или сводные, построенные на его основе, используются при всех коммуникациях специалиста с другими сотрудниками. На других листах помещаются данные, помогающие строить этот план, или проводится агрегация и поверхностный анализ.
Еще один важный навык — умение ясно и точно выражать свои мысли и понимать чужие идеи и сообщения. Правильная коммуникация — основа эффективного управления и процессов. Ресурсный менеджер должен постоянно поддерживать связь с командами управления и разработки, партнерами компании. Он должен уметь грамотно интерпретировать и систематизировать информацию, которая передается «из уст в уста».
Советы начинающим
Рекомендую получить опыт в интересующей вас сфере «с другой стороны». Понимание происходящего — важный навык. Поэтому лучше иметь опыт работы в компании, связанной с этой сферой. Не важно, на какой роли, главное — быть вовлеченным во внутренние процессы. Я работал в IT как проектный менеджер, поэтому мне было проще понять происходящее, ориентироваться в постоянных изменениях, задавать правильные вопросы и находить нужные ответы. А еще каждая сфера имеет свой уникальный «сленг». Знание этого специализированного языка поможет вам улучшить коммуникацию, особенно с производственной командой.
Чтобы эффективно работать с большим и бесконечным потоком информации, необходимо быть внимательным, фиксировать договоренности. В процессе ресурсного планирования много участников, поэтому важно, чтобы все они находились в одном информационном поле.
Главный совет: не бойтесь пробовать и говорить, тогда у вас точно все получится.