Редактор журнала Fast Company и ведущая подкаста The New Way We Work Кэтлин Дэвис
поделилась своими принципами делегирования задач.
Зачем нужно делегировать
Может быть, вам кажется, что, если хотите сделать что-то хорошо, нужно делать это самому. Или вы опасаетесь, что кто-то сделает работу не так качественно. А может, вас пугает, что коллега справится слишком хорошо — и тогда вы перестанете быть незаменимыми. Или вам просто кажется, что объяснять кому-то дольше и сложнее, чем сделать все самостоятельно.
Но есть такое клише: если научить человека ловить рыбу — он будет сыт всю жизнь. Передача задач требует времени на старте, но как только человек освоится, задача исчезает из вашего списка. А у кого-то появляется новый навык.
Как делегирование помогает вам
Если вы делегируете с умом, это помогает и вашему профессиональному росту. В одной из статей на Fast Company Элизабет Грейс Сондерс написала: «Если ваш рабочий час стоит $60, а задача занимает пять часов — вы тратите $300. А если ее делает младший сотрудник с зарплатой $15 в час, это всего $75. Зачем делать это самому?».
Речь не только о деньгах — важно, что вы могли бы сделать за эти пять часов. Например, заняться проектом, который приблизит вас к повышению. Это и называется альтернативная стоимость времени.
Опишите все четко и структурированно
Худшее — просто пересказать задачу словами и надеяться, что человек поймет. Лучше всего — написать понятную инструкцию. Пошагово, с деталями. Можно добавить скриншоты или видео. Да, сначала это займет немного времени, но потом сэкономит вам часы. Если сотрудник что-то забудет — сможет вернуться к инструкции. А если уволится — документ пригодится следующему.
Покажите на примере и уточните, все ли понятно
Инструкции — это база. Следующий шаг — пройти задачу вместе. Если вы работаете онлайн — покажите экран. Если в офисе — сядьте рядом. Например, сделайте вместе слайд или презентацию. Так человек быстрее поймет, что и как нужно делать.
Обязательно делайте паузы, чтобы задать вопросы и убедиться, что все ясно. И в конце — мягко попросите повторить ключевые моменты. Можно сказать: «Я понимаю, что информации много, и все сразу запомнить сложно. Чтобы убедиться, что я вас не запутал — напомните, пожалуйста, к какому дню нужны слайды и что там должно быть».
Проверьте и отпустите
Не нужно контролировать каждую деталь. Когда инструкция готова, и вы все показали — просто уточните ближе к дедлайну, все ли идет по плану.
Это может помочь, если человек столкнулся с трудностью, но постеснялся сказать. А когда он успешно выполнит задание — можно спокойно передать ему эту работу на будущее и освободить себе время.
