В современном мире важно быть продуктивным — успевать делать как можно больше. Рассказываем, что об этом думают авторы популярных книг про личную эффективность.
Deep Work
Термин Deep Work стал популярен с выходом книги Кэла Ньюпорта Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. В ней автор рассказывает о состоянии «потока», когда человек концентрируется на одном занятии, работая без отвлекающих факторов, вроде постоянных уведомлений из социальных сетей.
Кэл Ньюпорт предлагает несколько методов для достижения такого состояния.
1. Исключить все, что не важно для решения конкретной задачи. Например, закрыть почту, чтобы не видеть приходящих по другим вопросам писем.
2. Запланировать сессии «глубокой работы», заранее предупредив коллег и родственников, что в это время вы будете не на связи.
3. Превратить «глубокую работу» в привычку. Отмечать в календаре дни, когда вы смогли войти в «поток». Видя длинную цепочку удачных дней, вы будете более мотивированы поддерживать новую привычку.
Методика Deep Work — мощный инструмент, который может значительно повысить продуктивность. Однако, она подойдет не для всех — ведь не у каждого есть возможность погрузиться в работу с головой.
Эссенциализм
По мнению Грегора МакКеона, автора книги Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, эссенциализм — это поиск меньшего, но лучшего. Он пишет о том, как выделять самое важное в повседневной рутине, делать меньше, и при этом быть эффективнее.
В книге есть несколько советов, которые помогают придерживаться методики эссенциализма.
1. Ставьте цели заранее. Часто возникают ситуации, когда вам нужно выбирать, что для вас важнее. Например, когда у вас есть несколько потенциальных клиентов, но работать вы можете только с одним. Зная конечную цель сделать выбор будет легче.
2. Отсекайте ненужное. Применяйте «Правило 90%»: если важность задачи, проекта или действия вы оцениваете ниже, чем 90% — отказывайтесь.
3. Следите за прогрессом. Чем представлять идеальное, лучше сделать хорошее. Не обязательно доводить все задачи до совершенства. А сэкономленное время потратьте на другую большую задачу.
Грегор МакКеон считает, что эссенциализм — не просто техника, но способ жизни, достичь которого можно через изменение устоявшейся рутины.
Сила привычек
Одна из самых популярных книг о том, как работают привычки — Atomic Habits Джеймса Клира. Автор написал книгу на своем опыте: еще в школе он был бейсболистом, но получил травму. На восстановление потребовалось несколько лет оздоровительных упражнений и жесткое расписание. Благодаря этому Джеймс смог вернуться в спорт, а еще понял — привычки, формируются через маленькие ежедневные достижения.
Вот несколько советов, которые помогут завести полезные привычки, повышающие продуктивность.
1. Разбейте привычку на «атомы». Выделите каждое действие, как отдельное. Например, если хотите бегать по утрам, сначала подготовьте одежду, затем поставьте телефон подальше, чтобы не тратить время на социальные сети сразу после того, как вы проснулись.
2. Внедряйте привычки постепенно. Не делайте радикальных изменений: вместо того, чтобы сразу сократить проводимое в телефоне время на час, начните с пяти минут. Через пару недель ежедневного уменьшения, вы добьетесь результата, который, скорее всего, останется с вами надолго.
3. Не забывайте хвалить себя. Приятные ощущения помогут закрепить привычки. Не обязательно покупать себе дорогую вещь или отправляться в путешествие. Достаточно небольших «подарков» — любимого десерта или ванны с ароматической солью.
Джеймс Клир пишет: «Изменения происходят незаметно. Главное — не опускать руки, когда кажется, что результата нет».
Чек-листы
Сосредотачиваясь на общей картине, важно не забывать о мелочах — идея книги The Checklist Manifesto: How To Get Things Right. Ее автор — Атул Гаванде, начинает с мысли, что большинство ошибок, которые люди делают во время работы, можно избежать. Он предлагает технику создания чек-листов для каждой конкретной задачи или проекта.
Чек-лист — это список всех действий, которые должен сделать человек. Следуя ему человек не пропустит маленькое, но важное действие и сможет развить дисциплину. Атул Гаванде советует создавать чек-листы тем, кто не хочет переделывать работу из-за небольших ошибок и повысить тем самым продуктивность.
Вот, что нужно обязательно учитывать, при составлении чек-листа:
1. Определитесь с форматом: «Сделать-Подтвердить» — когда после каждого действия нужно сделать паузу и поставить галочку или «Прочесть-Сделать» — выполнять задачи только после прочтения.
2. Составьте краткий список: от пяти до девяти пунктов.
3. Используйте простые и точные формулировки на профессиональном языке.
4. Уместите чек-лист на одну страницу, избегайте ярких и ненужных цветов.
5. Обязательно проверьте чек-лист перед тем, как выполнять с его помощью реальные задачи.
Чек-листы — это простой инструмент, который помогает профессионалам максимально эффективно использовать свои навыки, не распыляясь на размышления о деталях — ведь они уже прописаны.
Getting Things Done
Getting Things Done — это название книги, написанной Дэвидом Алленом, специалистом по личной продуктивности и эффективности. В основе метода GTD лежит идея о том, что человеку не нужно держать в голове много информации о текущих задачах. Все возможное нужно переносить на какой-то внешний носитель — блокнот или заметки в телефоне. А затем — разрабатывать систему решения под каждую задачу. Вот пять шагов, которые помогут это сделать:
1. Collecting. Сбор всей имеющейся информации.
2. Processing. Поймите, насколько важно решение этой задачи, определите ее приоритет.
3. Organizing. Составьте план для достижения результата.
4. Reviewing. Убедитесь, что не допустили ошибок.
5. Doing. Приступайте к действиям.
Метод GTD работает только тогда, когда вы не собираете лишнюю информацию. Поэтому выбрасывайте все лишнее и храните только важные системы. Организованные идеи, с конкретно прописанными шагами помогут увеличить продуктивность работы любого сотрудника.