Корпоративные информационные системы или КИС в целом можно рассматривать как управленческую идеологию, которая реализована на основе информационных систем и использует ключевые бизнес-стратегии организации или предприятия. Эти системы предназначены для упрощения выполнения задач по систематизации информации и автоматизации различных процессов, связанных с хранением и обработкой данных.
Важные критерии выбора корпоративных информационных систем в Центральной Азии мы обсудили с Business Development Team Lead в Directum Денисом Мушаковым. Он подробно рассказал, на что компаниям стоит обращать внимание, какие моменты ускользают от них на этапе оформления договоренностей, и какую выгоду можно получить, если сделать все правильно.
В первый год работы в Казахстане эксперт жил в общей сложности около трех месяцев в Астане и Алматы, в течение которых провел более 100 встреч с клиентами и партнерами с целью проведения глубинных интервью — CustDev. По результатам проведенных интервью он сформировал портрет целевой аудитории, разобрался с ее текущими проблемами и определил величину их влияния на бизнес.
Денис Мушаков, Business Development Team Lead в Directum
Крупным компаниям следует оценивать совокупную стоимость владения информационной системой на горизонте 3-10 лет, смотреть на планируемые к автоматизации задачи в течение этого периода как элементы сквозных бизнес-процессов, создающих конечную ценность для клиентов, а также совокупную выгоду, которая получит компания на рассматриваемом горизонте за счет цифровизации этих процессов. Такой подход только начинает проникать в индустрию и практически не встречается — лишь его элементы, и переход к нему очень важен.
Компании, которые продолжат игнорировать такую комплексную и полную оценку, столкнутся с дополнительными издержками, потерями в эффективности исполнения бизнес-процессов и, следовательно, начнут отставать от компаний, внедривших упомянутые принципы.
Например, компания не оценила планируемую к автоматизации задачу как элемент сквозного бизнес-процесса. Рассмотрела на рынке системы, которые решают эту задачу, выбрала одну из них и внедрила. С течением времени бизнес адаптируется к внедренной системе и начинает формулировать запросы по расширению функциональности. Этот процесс продолжается до тех пор, пока система не обрастает настолько большим объемом заказной разработки, что дальнейшее ее масштабирование становится крайне затруднительным, дорогим и невыгодным. Начинают формироваться задачи к автоматизации новой информационной системой. И цикл повторяется: рассмотрение систем на рынке, выбор, внедрение, заказная разработка в рамках использования системы. Таких циклов множество. И каждый цикл крайне дорогой: описание задач, подготовка технического задания, его оценка поставщиками, процедура выбора, внедрение, сопровождаемое интеграциями и миграциями. И эти циклы сопровождаются множеством рисков: недобросовестный поставщик, выбранная система не соответствует заявленной спецификации, ошибки в интеграциях и другие. Все это — прямые затраты. Реализация любого из рисков — затраты. Также есть и не очевидные затраты, например, скорость и эффективность сквозных бизнес-процессов, автоматизированных множеством информационных систем.
За несколько лет компания обрастает «зоопарком» информационных систем с большим объемом заказной разработки и множеством интеграций. Все это необходимо обновлять, поддерживать и сопровождать.
Чем больше информационных систем, тем выше риски размытия ответственности между вендорами, которые происходят на пересечении автоматизируемых задач. Вендоры зачастую отказываются принять факт сбоя в работоспособности поставленной системы и рекомендуют поискать ошибку «где-то еще». И этот «футбол» может происходить часто и долго продолжаться.
Цифровые экосистемы решений — это мировой тренд. Именно они позволяют во многом избежать обозначенные выше риски, издержки и затраты. А для возможности оценки их применимости в конкретной компании рекомендуется переходить к рассмотрению задач как элементов сквозных бизнес-процессов, оценивать совокупную выгоду для бизнеса, а также стоимость владения системой на горизонте нескольких лет.
Хотелось бы, чтобы компании также проверяли экспертизу вендоров и их партнеров на локальных рынках. В Центральной Азии работает много зарубежных вендоров. И компании «забывают» о необходимости проверки их экспертизы.
Если вендор молодой или только зашел на рынок, компаниям рекомендуется разобраться, за счет чего вендору или его партнеру удастся достичь установленных целей на проекте, и чем он может это подтвердить. Без выполнения этой оценки заказчик берет на себя все риски, что проект может затянуться и увеличиться в стоимости, либо вообще внедряемая информационная система «не взлетит».
Наличие локальной экспертизы в части внедрения корпоративных информационных систем — это важно. В рамках внедрения требуется учитывать множество факторов: культурные особенности, сложившиеся практики, понимать, как соблюдаются требования локальных нормативно-правовых актов на практике, а не на бумаге и другие. Приведу один любопытный факт: в западных странах и Восточной Европе сложилась практика и культура обучения в онлайн. Сотрудники привыкли подключаются к Zoom либо аналогам и решать практически любые задачи онлайн, в том числе проходить обучение. Что происходит в странах Центральной Азии? Если вы начинаете учить пользователей онлайн, фактических слушателей будет 5-10%. Подключатся, возможно, 30-50%, но большинство будет заниматься своими делами параллельно, не вникая в процесс.
Это одна из важных особенностей рынка. И опытные вендоры и IT-интеграторы на рынках Центральной Азии про нее знают. И поэтому ряд из них, несмотря на увеличение стоимости и сроков проекта, а следовательно, риска проиграть конкурс, закладывает в оценку проекта выезды в регионы с целью успешного внедрения системы.
Тем не менее, многие компании не готовы платить за командировки сотрудников интегратора для проведения очного обучения, тем более, когда в компании уже активно используется Zoom или аналоги. Как убедить его это сделать? Лучший способ — примеры и референсы. Подсветить факты, что система, какой бы понятной и удобной она не была, не выполнит свои задачи без обученных пользователей, что этап обучения составляет лишь небольшой процент от общей стоимости проекта, но роль этого этапа настолько высока, что от его успешного выполнения зависит и успех всего проекта.
Еще один важный момент — наличие своих нормативно-правовых актов в каждом регионе Центральной Азии. Они имеют прямое влияние на использование корпоративных информационных систем: работу с финансовыми документами, порядок предоставления отчетов в контролирующие органы, регламент хранения и уничтожения документов, обеспечения информационной безопасности и другие.
Каждый регион предъявляет свои требования к форматам документов и отчетов, имеет свои государственные IT-сервисы, регламенты и порядки взаимодействия контролирующих органов, бизнеса и органов государственной власти между друг другом. Все эти особенности должны иметь отражение в КИС: готовые шаблоны документов и отчетов, справочники, интеграции с государственными сервисами и другое.
Еще один момент, на который необходимо обратить внимание — это ответ на вопрос, а есть ли выделенные ресурсы на стороне вендора либо его партнеров, которые будут локальные особенности поддерживать и обновлять на регулярной основе?
Многие зарубежные вендора КИС, которые сегодня представлены на рынках Центральной Азии, реализовали лишь один-два проекта. То есть все региональные особенности, если и были учтены, выполнялись в качестве заказной разработки в рамках проектов внедрения. При этом, с течением времени реализованные локальные решения теряют актуальность. Поэтому компаниям рекомендуется дополнительно оценивать, при приобретении систем у зарубежных вендоров, наличие у них или партнеров выделенных ресурсов, которые отвечают за постоянное развитие и поддержку региональных решений: соответствие требованиям нормативно-правовых актов, поддержку интеграций с местными государственными сервисами, реализацию новых возможностей, которые открылись на рынке ввиду снятия ограничений государством, либо выпуска новых механизмов и инструментов профильными подразделениями соответствующих министерств.
