С точки зрения бизнеса, «хорошее письмо» — то, которое помогает добиться цели. Но как научиться лучше писать?
Один из способов — взять пример с крупнейшего в мире ретейлера и начать писать как сотрудник Amazon.
В недавнем твите маркетолог Алекс Гарсиа обобщил советы по улучшению навыков письма из книги бывшего директора по корпоративным сервисам Amazon Джона Россмана «Думай как Amazon: 50 ½ способов стать лидером в цифровом мире». Inc Russia опубликовал эти правила в сокращенном виде.
1. Используйте менее 30 слов в предложении
Короткие фразы помогают читателям не потерять нить разговора.
Чтобы предложения были короче:
— сфокусируйтесь на одной идее. И не поддавайтесь соблазну объединить в предложении сразу три обоснования своей мысли. Используйте маркированные списки — они зачастую нравятся читателям
— вычеркните такие оговорки, как «я думаю», «я чувствую», «следует ли нам рассмотреть». Фраза «Я думаю, нам нужно рассмотреть вопрос об увеличении почасовой оплаты труда» дает возможность для маневра. «Нам необходимо повысить почасовую оплату» — четко определяет вашу позицию
— избавьтесь от собственного «стиля». Не используйте письмо для расширения своего личного бренда
— «Короткие предложения помогают разбить информацию на крошечные кусочки. Легко усваиваемая информация = сохраненная информация», — пишет Алекс Гарсиа.
2. Замените прилагательные данными
Такие слова, как «исключительный», «феноменальный», «впечатляющий» подходят в том случае, когда ваша задача — преувеличить. Если вы не пишете рекламный ролик, придерживайтесь фактов. Не заставляйте читателей искать смысл в ваших словах. Будьте конкретны.
«Показатели своевременной доставки резко увеличились» — туманная формулировка, которая требует расшифровки. «Показатели своевременной доставки увеличились с 82% до 91%» — сказано ясно и объективно.
То же самое с фразой «Устранение существующих проблем с сервером потребует значительных усилий». Что это вообще значит?
«На устранение проблем в нашем коде у программиста уйдет 20 часов, и сайт придется закрыть на 1,5 часа для его обновления».
Каждый раз, когда вы собираетесь использовать прилагательное, остановитесь и вместо него впишите данные, которые его раскрывают. Пусть читатели придумывают свои собственные прилагательные в ответ на предоставленные вами факты: «Отходы сократились на 23 процента? Это здорово!».
3. Вопроса «И что?» оставаться не должно
Если читатель не может сразу понять, чего от него хотят: принять решение, совершить какое-то действие или отреагировать к определенному времени, у него возникает вопрос «И что?».
Это правило касается и вступительной части текста. Если ваша цель — объявить, что некоторые члены команды продолжат работать удаленно, не включайте отчет о влиянии COVID-19 на ваш бизнес. Сотрудники и так это знают. Они хотят знать, кто и как долго будет на удаленке и какие изменения могут произойти.
4. Избегайте жаргона, сокращений и модных словечек
Для некоторых жаргон — это сокращение. То же и с акронимами. Но для кого-то жаргон и аббревиатуры могут оказаться неприемлемыми.
Допустим, ваша цель — детализировать некие финансовые результаты. Если вы пишете бухгалтерам, использовать сокращение EBITDA нормально. Но если вы общаетесь с другой аудиторией, расшифруйте эту аббревиатуру при первом ее использовании. После этого можете спокойно использовать сокращение EBITDA.
Если не уверены, что использованные вами технические термины и сокращения понятны всем — объясните их. Те, кто с этими понятиями знаком, просто пропустят пояснения. А те, для кого они в новинку, лучше поймут, что вы хотели сказать.
То же самое и с умными словечками. Прочитайте следующую фразу:
«Acme Industries объявила сегодня о новаторском стратегическом партнерстве с ведущим поставщиком решений для создания эксклюзивного, динамичного, современного приложения, которое произведет революцию в опыте пользователей социальных сетей».
Теперь отвернитесь, закройте глаза примерно на десять секунд и попробуйте повторить то, что вы только что прочитали.
Ничего не вышло? А теперь попробуйте так:
«Acme Industries запускает первый инструмент, благодаря которому никто больше не сможет опубликовать ваши неотредактированные фотографии».
Просто скажите доступным языком, что вы имеете в виду. Читатель сам решит, действительно ли то, что вы описываете, является «революционным» или «новаторским».
5. Используйте схему подлежащее — сказуемое — дополнение
Если сомневаетесь, не усложняйте.
Подлежащее: о ком или о чем вы пишете.
Сказуемое: что они сделали или будут делать.
Дополнение: на кого или на что это подействует.
Например: «Рабочий пожаловался на низкую оплату сверхурочных».
Кто: рабочий. Что он сделал: пожаловался. О чем: о ставках оплаты сверхурочных. Трудно не уловить смысл этого предложения.
Кроме того, при использовании структуры подлежащее — сказуемое — дополнение предложения обычно получаются короткими и с меньшим количеством прилагательных. Беспроигрышный вариант.
Подведем итог
Прежде чем начать писать, задумайтесь о своей цели: обучать, наставлять, убеждать, продавать, выстраивать отношения. Нет смысла писать, если вы не хотите чего-либо достигнуть — это главный двигатель.
Пишите короткими предложениями. Используйте активные глаголы вместо наречий. Избегайте штампов и жаргона. Объясняйте технические термины.
Закончив черновик, попробуйте сократить его на треть. Результат будет более точным, понятным и практичным для читателя. Все как в знаменитой фразе, которую приписывают Марку Твену: «Я написал бы короче, но у меня не было времени».
Чтобы стать хорошим бизнес-райтером и писать как сотрудник Amazon, не пытайтесь быть творцом.
Будьте технарем.
Потому что хорошее деловое письмо — то, которое помогает добиваться цели.
